Como sobreviver a uma teleconferência

A teleconferência é um dos rituais mais comuns na rotina do escritório — e um dos mais odiados.

Os abusos são comuns. As pessoas na linha com frequência interrompem quem está falando, distraem-se e perdem o bonde ou fazem várias tarefas ao mesmo tempo, esquecendo-se de ativar o modo "silencioso" enquanto conversam com os filhos ou ruidosamente tomam uma bebida.

A executiva de vendas Erica Pearce já viu teleconferências serem interrompidas por entregas da FedEx, crianças chorando e até pelo barulho do aspirador de pó de um colega limpando a casa. "Ninguém podia ouvir nada", diz ela sobre o aspirador de pó. Como estava liderando a reunião, disse: "Se você está limpando a casa, eu aprecio isso e você está convidado a limpar a minha casa mais tarde. Mas você precisa acionar o modo silencioso."

Outra teleconferência terminou quando um participante colocou a linha em modo de espera e, sem querer, acionou uma música entediante, diz Pearce, de Scottsdale, no Arizona, que é responsável pelas contas internacionais de uma empresa de software. Reclamações sobre teleconferências são tão comuns que um vídeo recente mostrando como seria ridículo o comportamento de pessoas em teleconferências "na vida real" atraiu mais de 6 milhões de visualizações. (link: http://www.youtube.com/watch?v=DYu_bGbZiiQ)

Mas não há nenhum risco de que as teleconferências acabem, porque elas são muito úteis para empresas que lidam com equipes distribuídas em locais de trabalho distantes, horários flexíveis e os altos custos das viagens de negócios. O tempo gasto em teleconferências nos Estados Unidos deve crescer 9,6% ao ano até 2017, de acordo com a firma de pesquisa de mercado Wainhouse Research, de Boston; cerca de 65% de toda as conferências ainda são feitos por chamadas telefônicas.

Há diversas maneiras de solucionar o problema. Por exemplo, quem comanda a reunião deve definir regras mais estritas do que as aplicadas a reuniões nas quais todos estão presentes e manter uma pauta mais concisa e clara. A pessoa que lidera a teleconferência também deve dar mais oportunidade para outros participantes, fazendo mais perguntas e ouvindo mais.

Muitas teleconferências estão dividas entre pessoas numa sala de reunião e outras numa linha telefônica de má qualidade. Isso muitas vezes faz com que os participantes à distância "sintam-se como cidadãos de segunda classe, algo do gênero, 'os mais legais estão lá [na sala]'", diz Laura Stack, uma consultora de produtividade.

Ela aconselha que o líder peça que todos os participantes digam seus nomes antes de comentar qualquer coisa para que quem está na linha possa acompanhar o que está acontecendo. Se alguém conta uma piada e a sala cai na gargalhada, o líder deve "explicar quem disse o quê para que outros entendam e repita a piada", diz Stack.

Um dos maiores problemas com reuniões virtuais é que é difícil construir relacionamentos entre os participantes, um obstáculo citado por 75% dos 3.301 empresários pesquisados em 2012 pela RW3, uma empresa de Nova York que oferece treinamento de liderança e cultura. A ausência de sinais não-verbais, como expressões faciais, deixa muitas pessoas hesitantes em falar e torna mais difícil prestar atenção. Na pesquisa, 71% dos participantes citaram a pouca participação dos outros como um problema das reuniões virtuais.

Para construir relacionamentos, Pearce reserva um pouco de tempo nas teleconferências para que participantes que não se conhecem se apresentem, expliquem seus papéis no projeto em questão e digam qual é o objetivo deles na reunião, diz ela.

Além disso, a pauta e os objetivos de uma teleconferência devem ser mais claros e explícitos que em reuniões locais. "É preciso fazer um roteiro mais conciso" para manter a atenção das pessoas, diz Daniel Mittleman, professor associado de computação e mídia digital da Universidade DePaul, de Chicago. As teleconferências que requerem interação não devem envolver mais que sete a nove pessoas, dizem os especialistas.

Os líderes da teleconferência devem falar menos e ouvir mais que em reuniões com todos presentes, diz Paulo Donehue, presidente do conselho da Paul Charles & Associates, firma americana de consultoria de gestão de vendas. Para uma teleconferência de resolução de problemas, por exemplo, um líder pode falar 40% do tempo e ouvir 60%; já numa reunião com o mesmo propósito na qual todos estão no mesmo local, a média ideal seria de 55% falando e 45% ouvindo, diz Donehue.

O líder deve dedicar a mesma quantia de tempo preparando perguntas aos participantes que elaborando a pauta, diz Donehue. Ele aconselha anotar os comentários dos participantes durante a reunião. Isso ajuda o líder a ouvir atentamente e a prender a atenção dos participantes ao citar o que eles disseram antes.

A gestão de conflitos é mais difícil em teleconferências. Nem sempre é possível dizer quando um participante silencioso está frustrado ou com raiva. Stack diz que, às vezes, há um comportamento passivo-agressivo no silêncio. "Algumas pessoas simplesmente se desligam da conversa, pensando, 'OK, seus bobocas, façam o que vocês quiserem. Eu vou sentar aqui no modo silencioso'." Ela sugere fazer perguntas: "'Jane, você está quieta. Qual a sua opinião?' Algumas vezes, o resultado é uma explosão", mas isso pode abrir a discussão para questões importantes, diz Stack.

Os participantes podem ajudar ao se oferecer para ser um moderador, mantendo as pessoas no tema e de olho no relógio. Delegar o trabalho de moderar e tomar nota pode liberar os líderes para participar e manter as pessoas engajadas, diz Stack. Alguns gestores incentivam qualquer participante a intervir se a pessoa que estiver falando sair do tema e pedir que todo mundo siga a pauta, diz Steven M. Smith, consultor sênior da SolutionsIQ, firma americana de treinamento e consultoria de gestão.

Diferenças de fuso horário podem irritar quem tem que ficar acordado até meia-noite para se reunir com colegas nos EUA, diz Michael Schell, diretor-presidente da RW3. É importante acertar os horários de reunião para ser justo, diz ele. Além disso, as reuniões devem começar imediatamente; levar dez minutos para tomar um café pode parecer normal às 9h em Nova York, mas pode parecer desrespeitoso com um colega na Austrália, que saiu da cama para participar da ligação, diz Schell.

Videoconferências podem resolver alguns dos problemas. A tecnologia está cada vez mais barata e fácil de usar, e um número crescente de aplicativos, como Vidyo e Blue Jeans Network, pode conectar os usuários em uma variedade de dispositivos, incluindo webcams, notebooks, tablets ou smartphones, diz David Coleman, fundador e diretor-gerente do Collaborative Strategies Inc., de San Mateo, na Califórnia.

Por outro lado, a tecnologia pode criar outros desafios. Smith diz que os participantes com menos conhecimento tecnológico, muitas vezes consomem um tempo valioso da reunião aprendendo a usar sistemas desconhecidos.

A videoconferência também pode tornar as pessoas inseguras. Muitas pessoas evitam o vídeo, diz Stack, porque não querem colocar maquiagem ou mudar de roupa. "Não posso contar quantas vezes eu ouvi pessoas dizerem: 'Não sei o que há de errado com a minha câmera. Não posso fazê-la funcionar, então vou participar só com a voz'", diz ela. Fonte The Wall Street Journal.